Para “Lucas Marín”, la comunicación es un sistema nervioso de la empresa. La a comunicación no hay que entenderla únicamente como soporte que sustenta las distintas actividades en las organizaciones pequeñas, medianas y grandes, si no como un recurso o un activo.
Al utilizar este medio de transmisión se debe contemplan dos elementos, siendo estos el contenido del mensaje y la relación que se efectuará interpersonal, este tipo de información se contempla en la organización a través de la forma y la secuencia que rigen en canal de comunicación a utilizar, creando diferentes direcciones como: la ascendente, la información que llega de los trabajadores a mandos altos en la organización; la Descendente, es el canal que instituyen los mandos altos a los diferentes departamentos; otra y ultima dirección es la lateral, que contacta entre departamentos y grupos, relacionados con la estructura jerárquica. Para transmitir los mensajes deben mostrar tres aspectos complementarios: la sintaxis, la semántica, pragmática, las características del individuo y el contexto en donde se emitirá la información.
En las organizaciones debe existir un plan de comunicación interna, autorizada por la dirección general, integrada por diferentes departamentos, primordial el de Recursos Humanos, el de comunicación, marketing, comercial y otros, concatenados con planes de motivación, fijados a objetivos de comunicación basados a la misión de la empresa. El plan interno establece, políticas en los flujos de transmisión, herramientas a utilizar orales, no orales, escritas y audiovisuales, identidad empresarial, formación del colaborador y por ultimo programas de motivación.
La gestión de la comunicación en las empresas, lo realiza el departamento de recursos humano, debido a que en casi todas estas instituciones no le brindan la importancia necesaria a crear el departamento de comunicación. Las expectativas que el departamentos de recursos humanos espera por la gestión de comunicación en la empresa es: mantener a los colaboradores informados, reducir la incertidumbre, dar tranquilidad, disminuir las barreras existentes, consiguiendo la implicación de los colaboradores a reducir cualquier problema, la armonía de las acciones para cumplir fácil los objetivos, transformar las actitudes de los integrantes tanto en crisis como en éxitos, aumento de la productividad.
Los medios de comunicación existentes, que el departamento de Recursos Humanos tiene para utilizar pueden ser: canales escritos, como el internet, boletín informativo, correo electrónico, memorándum, buzón de sugerencia, encuesta de actitudes, organigrama, tablón informativo, manual de procedimiento o formativo, libro de estilo; canales orales siendo: reuniones departamentales, reuniones interdepartamentales, reuniones de los responsables de departamento, grupos de proyectos, grupo de mejora; Canales audiovisuales, con diapositivas, cinta y videos. La comunicación es un factor importante en los elementos que se utilizan en las empresas para que puedan funcionar y producir exitosamente.
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