COMO PRESENTAR MENSAJES QUE IMPACTEN A LOS COLABORADORES

La comunicación un tema de suma importancia en las organización, con ella se transmitirán mensajes comunicativos que mejoren la interrelación en los integrantes de de ella, pudiéndose realizar interna, dándose en actividades dentro  de ella  y manteniendo al colaborador informado sobre sucesos importantes que existan, además promoverá unión o integración, motivación y así alcanzar las metas establecidas en la organización. existe también la comunicación externa  facilitándose un acto comunicativo dirigido a públicos externos, con el fin de mantener y proyectar la imagen corporativa de la organización, por ultimo la publicidad la que efectúa a través de mensajes emitidos con medios masivos de difusión con el objetivo de incrementar las ventas de productos y servicios.

El proceso comunicativo implica siempre interrelaciones de personas que comparten información entre si, a través de la construcción, emisión y recepción de mensajes. Los elementos que conforman estos procesos son las fuentes, el mensaje, los canales o medio, el receptor, los efectos y la retroalimentación.

Todas las empresas sean grandes, medianas o pequeñas, deben saber comunicar debidamente todo lo relacionado a ellas a su empleados, sin embargo, hay algunas entidades que creen que el hacerlo es resultara costoso, e incluso innecesario. La preferencia de un canal sobre el otro depende de si el mensaje es rutinario o no rutinario. El primer tipo de mensajes tiende a ser directo y con un mínimo de ambigüedad mientras que los no rutinarios son complicados y tienen a confundir.  Los gerentes pueden comunicar los mensajes rutinarios a través de los canales que no poseen mucha riqueza (boletines, informes generales, memorandos y cartas) mientras que pueden comunicar los mensajes no rutinarios a través de canales ricos como el correo electrónico, teléfono y conversaciones cara a cara. Es por ello que ahora los dejamos con cuatro maneras de hacerlo, tres tradicionales y una recién creada y orientada por la tecnología moderna, todas ellas a un costo mínimo para que las podamos utilizar.

Periódico mural.- Es la manera más tradicional, y económica, de hacer llegar información de la empresa a los trabajadores; sin embargo, para que aquellos siempre estén al tanto del mismo, es necesario que sus avisos sean diseñados de forma atrayente, y ubicados en lugares clave de la organización.

Reuniones sin jerarquías.- Son reuniones entre los empleados y los directores, donde estos últimos deben mostrarse accesibles y atentos a las inquietudes de sus trabajadores.

Boletín informativo interno.- Es un breve informe sobre lo más importante que haya pasado, en un lapso de tiempo determinado, en la empresa. Lo bueno del boletín es que, si no tenemos el dinero suficiente para hacer uno impreso, podemos crear uno digital mediante Internet, siendo este el que más se utiliza en la actualidad.

Intranet.- Consiste en hacer un uso adecuado de los medios técnicos disponibles en la INTRANET para transmitir mensajes y actualizar de los acontecimientos de la empresa. Es una base de datos a la que se accede por medio de cualquier ordenador que esté dentro de la empresa. Su gran ventaja es que permite accesibilidad rápida de información sobre la entidad.

Hemos querido tocar estas cuatro formas de comunicación interna porque son las más utilizadas en la comunidad empresarial, sin embargo, también existen otras como los buzones de sugerencia, presentaciones, talleres, almuerzos de camaradería, vídeos institucionales internos, entre otros.

CLIMA ORGANIZACIONAL

En la actualidad las organizaciones, fomentan un clima organizacional aceptable en los colaboradores,  los directivos generan presupuesto para crear las condiciones necesarias para que el talento humano desarrolle sus habilidades en las funciones que les corresponden, a través de la administración de recursos humanos en la institución.

El  Clima Organizacional es un fenómeno que interviene mediante factores en el sistema organizacional y las tendencias motivacionales que se traducen en un comportamiento que tiene consecuencias sobre la organización como la productividad, satisfacción, rotación, adaptación, etc.

La importancia del comportamiento del colaborador  no es resultado de los factores organizacionales existentes, sino que depende de las percepciones que tenga el colaborador de estos factores.  Sin embargo, estas percepciones dependen de buena medida de las actividades, interacciones y otra serie de experiencias que cada miembro tenga con la empresa, de allí se refleje la interacción entre características personales y organizacionales dentro de la organización.
Los factores y estructuras del sistema organizacional juegan un papel de suma importancia que dan lugar a un determinado clima, en función a las percepciones de los colaboradores.

El clima  organizacional en las empresas, debe tener un medio ambiente de trabajo satisfactorio, para que el cual produzca un comportamiento laboral, estas dos características son variables intervinientes en el clima, además junto a la estructura que genere un sistema altamente dinámico.

El clima organizacional creara la percepción en los colaboradores a través de un buen liderazgo, unas prácticas de dirección,  supervisión y auditoria participativas, conjuntamente con un estructura donde exista un sistema de comunicación aceptable, relaciones de dependencia, promociones, remuneraciones, y concatenados con un sistema de incentivos, apoyo social, interacción con los demás colaboradores.

Las características prioritarias para generar un clima organización aceptable, el cual promoverá el buen desempeño de sus funciones en los colaboradores, de esa manera alcanzar las metas y objetivos fijados en la planificación estratégica, siendo estos: un estructura organizacional la cual se fortalecerá con: reglas, procedimientos, tramites y manuales; responsabilidad , que se transmitirá para ejercer sus tareas, garanterizando la eficacia y eficiencia; desafíos, individuales, colectivos, corporales y personales, siempre y cuando promuevan la aceptación de riesgos; la cooperación, el beneficio mutuo, el trabajar en equipo, el apoyo mutuo; identidad, el sentimiento del colaborador hacia la empresa e identificarse con ella; los conflictos, enfrentar las soluciones en problemas que surjan; los estándares de productividad que establezcan por medio de los objetivos corporales, en las estrategias o  políticas de desarrollo.

De tal manera una organización que no tenga un clima favorable o aceptable en los colaboradores, ellas producirán problemas en la eficiencia y eficacia, el comportamiento, un cultura donde cada quien observa el bienestar de sus narices.  El clima organización es un elemento primordial en las compañías para alcanzar grandes propósitos.

SENTIDO DE PERTENENCIA

El sentido de pertenencia del talento humano en las organizaciones,  un valor que todas las empresas buscan como valor agregado, creando beneficios en los márgenes de competitividad de la institución, por razón de un mundo competitivo y globalizado.

Para que el colaborador se sienta parte de la empresa, primero la empresa debe darle a conocer a él, es parte fundamental de ella, siendo algunos elementos fundamentales para el desarrollo del sentido de pertenencia, la integración, capacitaciones, la motivación e incentivos, un ambiente laboral agradable, valorización del talento, la supervisión, un técnica donde en vez de reprochar o demostrar la negatividad, corregir o pillar lo bueno que desempeñan sus funciones, tomar ideas del talento humano para mejorar los procesos, promover la toma de decisiones, estos aspectos establecidos para el colaborador, despierte iniciativa de satisfacción a las acciones y actividades a realizar.   Como parte del sentido de pertenencia e involucramiento, busca con ello la creatividad y habilidad para el logro de los objetivos personales e institucionales.   

La empresa con un colaborador con todas estas características mencionadas, tiende a tener el recurso del talento humanos eficaz y eficiente en el cual, puede confiar, empoderar, generar trabajo en equipo, formar lideres, tener un canal de comunicación confiable, etc.,  todos estos elementos mencionados con lleva  a la competitividad empresarial, sustentada en el sentimiento de personal de cada uno de los colaboradores que se identifique  y se sienta parte de la organización.

El colaborador con sentido de pertenencia en la organización, es el talento humano confiable, el que vela por el bienestar de la empresa, la mejoría de ella, el equilibrio de la superación y la competitividad, generador de motivación verbal hacia los demás compañeros en busca de la calidad de sus funciones y procesos.

Aunque existe, el bajo sentido de pertenencia, todo lo contrario mencionado y donde el talento humano esta elaborando en la empresa, ya sea por razón de falta de empleo o por la remuneración que percibe mensual, al realizar sus actividades asignadas por un manual de funciones, lo cual produce desanimo y desconfianza, y sobre todo, la empresa no produciría ni funcionaria óptimamente, las consecuencias seria garrafales y nefastas.

El sentido de pertenencia hoy día, es una estrategia que las organizaciones  que debieran optar, por los cambios inesperados que sufre a diario el mundo empresarial y sobre todo en el juego de un mundo globalizado donde sobre vive el más fuerte y organizado constituyéndose en su recurso humano.

BIEN HECHO

Las organizaciones en la actualidad y las exigencias de competencia en el ámbito empresarial, razón por la cual el departamento de recursos humanos toma un papel importante en el alcance de las metas u objetivos organizacionales.

Día con día, el departamento de recursos humanos, se esmera por que el talento humanos sea eficiente y eficaz, efectúa estrategia, las cuales guíen al colaborador hacia una misma dirección, minimizando tiempo, recursos y facilitando al colaborador sus funciones y así lograr las metas.    Sin embargo, siempre ocurre situaciones donde el poder jerárquico, tienden a molestarse y a pillar negativamente al colaborador, creando con ello un clima negativo, mentalizando al talento humano, que el jefe buscará siempre lo que esté mal, las cosa que no están bien, las exigencias para alcanzar resultados, dándose con ello una mala comunicación, lo cual conduce al camino del fracaso.

Según Ken Blanchard en su escrito bien hecho, una técnica la cual tiene relaciones humanas viables, el pillar siempre positivamente  se encuentra  el  grado de motivación al colaborador, con ello un camino que dirige a las metas y objetivos.  Al utilizar la técnica de bien hecho, crea vida laboral, personal y amistad en la empresa.

El pillar positivamente al talento humano,  se instituye satisfactoriamente a un clima favorable tanto a la organización como a los colaboradores, dándose allí un vinculo de perfección, corrección, desempeño, motivación, ambiente, liderazgo, empoderamiento, comunicación, trabajo en equipo, etc.,   Algunas de las características de la técnica  bien hecho pueden ser:  

·         Pillar a las personas cuando están haciendo algo bien hecho.

·         Elogiar el proceso de las personas en sus actividades.

·         Cambiar lo malo por bueno.

·         Satisfacción personal del colaborador.

·         Reconocer el esfuerzo o dedicación de la persona.

·         Ayudar a la persona cuando le cuesta hacer bien las cosas.

·         Re direcciona  lo negativo.

·         premiar  el esfuerzo.

·          Valorización de actividades.

Estas son algunas de tantas acciones que  deberían tomar los altos mandos para que el desempeño de los colaboradores sea eficiente.  Técnica  bien hecho una herramienta que permite acceder a los estándares de competitividad en un mundo globalizado.

LA IMPORTANCIA DE LA MOTIVACION EN EL TALENTO HUMANO

En un mundo competitivo y globalizado las organizaciones generalmente están empeñadas en producir más, los altos mandos de las organizaciones tiene que recurrir a todos los medios disponibles para cumplir con sus objetivos. Estos medios están referidos a: planeamiento estratégico, aumento de capital, tecnología de punta, logística apropiada, políticas de personal, adecuado usos de los recursos, etc.

Las organizaciones crean estrategias de dirección y desarrollo del personal permitiendo coadyuvar al logro de los objetivos empresariales.  Está estrategia relaciona algunos proceso tales como: capacitaciones, remuneraciones, condiciones de trabajo, motivación, clima organizacional, relaciones humanas, políticas de contratación, seguridad e higiene, liderazgo y sistemas de compensación y otros.

Dicho contexto, la motivación es un elemento importante en la administración de recursos humanos, por lo que se requiere conocerlo, y más que ello, dominarlo, sólo así las organizaciones estará en condiciones de formar una cultura organizacional sólida y confiable, girando  hacia la actitud y aptitud de los colaboradores y así lograr el desempeño eficiente y eficaz de ellos.

La motivación, es un conjunto de impulsos que conduce al colaborador a crear eficacia al esfuerzo colectivo o individual orientado a conseguir los objetivos de la empresa, esta puede derivar por la  satisfacción de las necesidades primarias y secundarias (hambre, sed, abrigo, sexo, seguridad, protección. etc.).

Según Rosa Gayó. La motivación está constituida por todos los factores capaces de provocar, mantener y dirigir la conducta hacia un objetivo.

La cultura organizacional en las empresas juega un papel importante en la motivación, la cultura moldea el comportamiento del talento humano,  influyendo en las normas morales, leyes, costumbres, ideologías y religión sobre la conducta humana y creando las necesidades del colaborador.

En la motivación la razón es que la recompensa, la mentalidad del colaborador que sienta que el esfuerzo desplegado le llevará a obtener esa recompensa. Las personas difieren en la forma en que aprovechan sus oportunidades para tener éxito en diferentes trabajos. Por ello se podrá ver que una tarea que una persona podría considerar que le producirá recompensas, quizá para otra sea imposible.

 Algunos elementos que influyen en la motivación laboral son: disminución de mecanismo de supervisión, control o vigilancia y que permitan cierta libertad, una cultura viable, la satisfacción en el trabajo, un plan de incentivos.

La teoría de Herzberg. Hace mención de la importancia de dos elementos la higiene, que son necesidades básicas en el trabajo que no motivan como: salarios y beneficios, condiciones de trabajo, políticas organizaciones, status, vida de oficina vida personal seguridad; y  motivadores, que son factores de impulso hacia logros,  siendo estas: el logro de alcanzar o exceder objetivos, reconocimiento de logro y aumento de auto-estima, interés en el trabajo encontrando placer y satisfacción, responsabilidad en ejercer autoridad aumenta la auto-estima, mejora en ser promovido por progresar y recompensar con premios es importante.

La motivación en el talento humano en las organizaciones, factor para minimizar costos, tiempo y recursos, debido a que un colaborador motivado generará más que  cien desmotivados.

LA CONFIABILIDAD EN EL EQUIPO DE TRABAJO

Las organizaciones en la actualidad, por alcanzar la competitividad en los mercados Globalizados los retos son un componente de suma importancia para el departamento de recursos humanos, en cual es el encargado de innovar y promover que el talento humano elabore sus funciones con eficiencia y eficacia.  La empresa coordinada con el departamento de recursos humanos, crean estrategias de trabajo para que el talento humano desempeñe con eficiencia optimizando tiempo y recursos.

El trabajar en equipo en las organizaciones, es fundamental,  integrar al colaborador  de acuerdo a la especialización y a la necesidad requeridas para el alcance de los objetivos y metas, otorgándole responsabilidad y a su vez empoderándolo, con el fin  de llenar las expectativas de eficiencia y eficacia en el equipo.

“Stanley C. Gault” afirma: que no se trabaja uno para otros; lo hacemos unos con otros.  Esa es la esencia de la confiabilidad: la capacidad y deseo de que compañeros de equipo trabajen juntos hacia metas comunes.  Pero eso simplemente no sucede porque si;   ser confiable tampoco es un don,  se debe ganar.

La confiabilidad en el equipo de trabajo no es complicada, pero su impacto es poderoso, algunos elementos fundamentales del talento humano para demostrar confiabilidad son: el carácter, la capacidad, compromiso, constancia y cohesión, cuando los integrantes del equipo de trabajo adoptan estas cualidades, se lograr confiabilidad y éxito en el equipo.  “John C. Maxwell” Cuando de contar se trata, los compañeros de equipo deben poder contar los unos con los otros.

El carácter hace que sea posible confiar y la confianza hace posible  el liderazgo.  La confiabilidad empieza con el carácter, puesto que se basa en la confianza y toda interacción con las personas.  Si el departamento de recursos humanos no confía en el colaborador, no contara con él, siempre que el departamento de recursos humanos quiera formar un equipo, primero deberá empezar a forjar carácter a todos los prospectos que lo integraran.

La capacidad del integrante al equipo de trabajo, está conformado de acuerdo al perfil establecido por el departamento de recursos humanos, la capacidad como carácter son elementos importante para el equipo.

Tener en un equipo miembros sin entereza no es viable al alcance de los objetivos, los integrantes del equipo deberán estar comprometidos hacia él.   Los equipos triunfan o fracasan basados en el compromiso que sus miembros tienen unos con otros y con el equipo.

La constancia del colaborador por la excelencia de su eficiencia a las funciones que desempeña es clave, para que los colaboradores de su equipo le tengan confianza, que sepan que pueden contar con la capacidad del integrante, en cualquier momento que lo deseen.

La cohesión enfocada al talento humano, es la capacidad de desenvolvimiento que tiene la persona a la realización de las funciones y el aporte que le brinda a su grupo.   La unidad no brilla porque usted es un miembro del equipo, usted brilla porque es suficientemente bueno para ser un integrante del equipo.  Existe un viejo adagio cuando de equipo se trata: o nos esforzamos juntos o nos destruimos.  Sin cohesión, las personas no forman realmente un equipo, porque no están esforzándose juntos.  Son simplemente un grupo de individuos trabajando para la misma organización.

LA IMPORTANCIA DE LA COMUNICACIÓN EN LAS ORGANIZACIONES

Para “Lucas Marín”, la comunicación es un sistema nervioso de la empresa.  La a comunicación no hay que entenderla únicamente como soporte que sustenta las distintas actividades en las organizaciones pequeñas, medianas y grandes, si no como un recurso o un activo.

Al utilizar este medio de transmisión se debe contemplan dos elementos, siendo estos el contenido del mensaje y la relación que se efectuará interpersonal, este tipo de información se contempla en la organización a través de la forma y la secuencia que rigen en canal de comunicación a utilizar, creando diferentes direcciones como: la ascendente, la información que llega de los trabajadores a mandos altos en la organización; la Descendente, es el canal que instituyen los mandos altos a los diferentes departamentos; otra y ultima dirección es la lateral, que contacta entre departamentos y grupos, relacionados con la estructura jerárquica. Para transmitir los mensajes deben mostrar tres aspectos complementarios: la sintaxis, la semántica, pragmática, las características del individuo y el contexto en donde se emitirá la información.

En las organizaciones debe existir un plan de comunicación interna, autorizada por la dirección general, integrada por diferentes departamentos, primordial el de Recursos Humanos, el de comunicación, marketing, comercial y otros, concatenados con planes de motivación, fijados a objetivos de comunicación basados a la misión de la empresa. El plan interno establece, políticas en los flujos de transmisión, herramientas a utilizar orales, no orales, escritas y audiovisuales, identidad empresarial, formación del colaborador y por ultimo programas de motivación.

La gestión de la comunicación en las empresas, lo realiza el departamento de recursos humano, debido a que en casi todas estas instituciones no le brindan la importancia necesaria a crear el departamento de comunicación. Las expectativas que el departamentos de recursos humanos espera por la  gestión de comunicación en la empresa es: mantener a los colaboradores informados, reducir la incertidumbre, dar tranquilidad, disminuir las barreras existentes, consiguiendo la implicación de los colaboradores a reducir cualquier problema, la armonía de las acciones para cumplir fácil los objetivos, transformar las actitudes de los integrantes tanto en crisis como en éxitos, aumento de la productividad.

Los medios de comunicación existentes, que el departamento de Recursos Humanos tiene para utilizar pueden ser: canales escritos, como el internet, boletín informativo, correo electrónico, memorándum, buzón de sugerencia, encuesta de actitudes,  organigrama, tablón informativo, manual de procedimiento o formativo, libro de estilo; canales orales siendo: reuniones departamentales, reuniones interdepartamentales, reuniones de los responsables de departamento, grupos de proyectos, grupo de mejora;  Canales audiovisuales, con diapositivas, cinta y videos. La comunicación es un factor importante en los elementos que se utilizan en las empresas para que puedan funcionar y producir exitosamente.